Reucuestro
(n.) la tendencia a secuestrar a un colega obligándole a asistir a una reunión inútil.
Una reunión, si nos ceñimos estrictamente al diccionario, no nos conduciría a nada más que a obtener un conjunto de personas reunidas.
El caso es que en el mundo laboral, las reuniones se convierten en una herramienta necesaria y útil…siempre que se empleen del modo adecuado y para ello, hay una serie de pautas o principios que pueden ayudarnos a lograr reuniones útiles:
1. Tiempo: Las reuniones no deberían de durar más de una hora.
- Nuestra mente es limitada y no puede estar concentrada por espacios de tiempo prolongados.
- Si fuese necesario haz algún descanso, aunque lo ideal es centrar el objetivo de la reunión lo máximo posible para que el tema sea conciso y minimizar así el tiempo necesario para tratarlo.
2. Objetivo: Cada reunión debe de tener de antemano un objetivo claramente definido.
- Definir a priori el objetivo de la reunión en la convocatoria de la misma, esto permitirá a los asistentes preparar la reunión de una forma adecuada.
3. Preparación: Cada asistente debe de realizar sus deberes antes de acudir.
- Cada asistente debe de estudiar y preparar la información necesaria para lograr el objetivo marcado para la reunión.
- De ese modo no se perderá el tiempo en contextualizaciones y búsqueda de información durante el desarrollo de la misma.
4. Concentración: Eliminar, salvo necesidad imperiosa, la presencia de teléfonos inteligentes, tabletas, ordenadores portátiles o similares.
- Cada asistente deberá, aunque sólo sea por educación, estar atento a la reunión y no distraerse con cosas fútiles consultando su telefóno o su portátil, de ahí que se sugiera no acudir con ellos salvo necesidad extrema.
- Y en caso de ser necesaria su presencia por tener que estar localizable, minimizar lo máximo su consulta y utilización.
5. Resumen: Finalizar la reunión con una lista de las cosas por hacer.
- Resumir los “to-do’s” en una lista que todos los asistentes validen.
- Sería lo equivalente a validar un acta de reunión pero siendo más concisos y prácticos.
Si no prestamos atención a estos puntos corremos el riesgo de perder el tiempo, y en una reunión el tiempo que se pierde no es sólo el tuyo sino el de todos los asistentes.
Hay que ser generosos y productivos. Por favor, sólo convoca reuniones necesarias.
Por desgracia, casi todos conocemos casos de gente que se escuda en reuniones para justificar su trabajo.
De todos modos, si estos reunidores profesionales sólo hicieran reuniones consigo mismos no afectarían al trabajo del resto de los mortales. Pero no es así, el mayor problema es que esa lacra arrastra a otros ya que los reunidores profesionales suelen ser además especialistas en reucuestros, así que vamos a terminar como empezamos, con la definición:
Reucuestro
(n.) la tendencia a secuestrar a un colega obligándole a asistir a una reunión inútil.
¿Y tú? ¿Convocas reuniones útiles con un objetivo claro? ¿Has sido víctima de algún reucuestro? ¿tienes alguna sugerencia para realizar reuniones útiles?